Was ist Power Automate?
Power Automate ist ein Produkt von Microsoft, mit dem Sie automatisierte Workflows zwischen Ihren bevorzugten Apps und Diensten erstellen können, um Dateien zu synchronisieren, Benachrichtigungen zu erhalten, Daten zu sammeln und vieles mehr.
Sich wiederholende, zeitaufwendige Aufgaben können mit Microsoft Power Automate sehr einfach und ohne die Notwendigkeit zur Erstellung Code-basierter Lösungen automatisiert werden und sollten daher immer mehr der Vergangenheit angehören.
Microsoft Power Automate bietet ein großes Maß an System-Interoperabilität über viele Anwendungen und Dienste hinweg sowohl für Cloud- als auch OnPremise-Lösungen. Mithilfe von dem cloud-basierten Software-Werkzeug wird jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens in die Lage versetzt eigene Business-Workflows und Lösungen zur Automatisierung von immer wiederkehrenden, teilweise ermüdenden Arbeiten zu erstellen und umzusetzen, um sicherzustellen, dass wichtige Prozesse jedes Mal auf die richtige Weise ausgeführt werden.
Die umfassende Integration in SharePoint, OneDrive for Business und Dynamics 365 ermöglicht die Automatisierung direkt im Kontext der Anwendungen, die Sie täglich nutzen.
Power Automate bietet Konnektoren (Apps/Dienste wie SharePoint, Outlook, /.) und die meisten Konnektoren bieten vorgefertigte Trigger, die Sie zum Starten Ihrer Abläufe verwenden können.
Anstatt Code zu schreiben, verwenden Sie die Point-and-Click-Funktion im Flow Designer und entwickeln damit die Logik für Ihre Geschäftsabläufe.
Trigger
Ereignisse, die einen Cloud-Flow starten, werden “Trigger” genannt. Wir möchten in dem folgenden beispielhaften Anwendungsfall eine Benachrichtigung und eine
Auswahl von Optionen erhalten, die von einem Bot in Microsoft Teams gesendet werden, wenn jemand eine E-Mail an ein definiertes Konto mit einem PDF-Anhang sendet. In diesem Fall ist der Empfang einer E-Mail der Trigger, der diesen Flow startet.
Demo Use Case
Automatischer Benachrichtigungs-Prozess zur Rechnungsfreigabe (oder -Ablehnung) aus einem überwachten Posteingang, der ausgelöst wird, wenn eine E-Mail einen Anhang hat.
Workflow Modell:
Dieses Diagramm beschreibt einen einfach umzusetzenden Anwendungsfall eines automatisierten Benachrichtigungs-Ablaufes für einen Rechnungs-Genehmigungsprozess, wie er in vielen Unternehmen benötigt wird:
Schritte zur Konfiguration &
Implementierung des geplanten
Workflows
Unser erster Schritt nach dem Einloggen ist das Anlegen eines neuen Flows im Bereich “My Flows”, indem wir auf die entsprechende Schaltfläche klicken.
Wählen Sie zwischen verschiedenen Templates, oder erstellen Sie einen Workflow von Grund auf:
In unserem Beispiel wählen wir die Option “Automated Cloud Flow”
Import der Dokumente & Konfiguration von initialem Trigger
Nachdem ein neuer Flow angelegt wurde, wird ein Import Connector definiert und konfiguriert
Mit der Suchfunktion können Sie das Angebot der zahlreichen Apps und Dienste durchsuchen, für die bereits ein Connector zur Integration zur Verfügung steht:
Für unsere Demonstration wählen wir zunächst den Connector für ein Googlemail-Konto:
Innerhalb des Connectors werden verschiedene Optionen zur Konfiguration angeboten:
In unserem Beispiel reicht es aus hier das Email Postfach zu definieren, welches überwacht werden soll und die Vorgabe, dass eine Email einen Anhang haben muss und dieser Anhang mit einbezogen werden soll.
Im nächsten Schritt wird definiert, welche der Daten verwendet werden sollen:
In unserem Fall also die Datei aus dem Anhang der Email
Automatisierter Prozess der Dokumentenanalyse und – Daten-Erfassung
Zur Analyse der Dokumente bietet Microsoft einfach zu integrierende Möglichkeiten, den Erkennungs- und Validierungsprozess der zu extrahierenden Daten nach dem Scannen von Papierdokumenten oder in Form elektronischer Dokumente zu automatisieren.
Aufgrund der guten Integrierbarkeit von anderen Systemen und Applikationen, könnten hier auch andere OCR-basierte Capturing-Lösungen (z.B. Ephesoft Transact) eingebunden werden.
Zum Zweck der Einspeisung fortgeschrittener Dokumentenklassifizierungs- und Datenerfassungsprozesse nutzen wir in unserem Beispiel allerdings ein selbst erstelltes und durch eigene Beispieldateien angelerntes KI-Modell.
Unter dem Menüpunkt “AI Builder” legen wir hierzu ein neues Modell an
Innerhalb des Bearbeitungsmenüs können die Felder für die zu erkennenden Daten definiert werden und das auf Algorithmen zum maschinellen Lernen basierende Modell mit (Rechnungs-)Dokumenten trainiert werden
- Nachdem Sie die Konfiguration des Modells abgeschlossen haben muss dieses nur noch in den Workflow integriert werden.
- Hier kann auch der akzeptierte Typ (z.B. PDF) des Dateianhangs eingestellt werden
Der während des Workflows im Hintergrund ablaufenden Capturing-Prozess, kann und sollte vor der Bereitstellung der erstellten Modelle getestet werden:
Als nächstes könnten verschiedene Bedingungen definiert werden. Wir möchten in diesem Beispiel prüfen, ob der erkannte Gesamtbetrag höher als ein bestimmter Wert ist.
Für den Abgleich wird der Typ (“String”) in ein Zahlenformat konvertiert
Danach werden die Optionen (Wahr/Falsch) mit weiteren Aktionen belegt:
- Betrag ist höher:
Ein erstellter MS-Teams Bot schickt eine Nachricht an einen bestimmten User oder eine Gruppe - Betrag liegt unter bestimmten Wert:
Eine Benachrichtigung über die automatische Genehmigung sowie eine Auflistung der extrahierten Werte der Rechnung wird an ein E-Mail Postfach gesendet
Approval/Rejection Prozess
Sollte der erkannte Betrag über dem eingestellten Wert liegen erhält der hinterlegte Benutzer eine Benachrichtigung durch den Microsoft Teams Bot.
Nach Durchsicht der aufgeführten Werte der Rechnung kann dieses Dokument entweder durch einen Klick auf den “Approve”-Button genehmigt, oder durch “Reject” abgelehnt werden
Im unten aufgeführten Screenshot sehen Sie die Konfiguration der Microsoft Teams RPA-Lösung
Hier hinterlegen wir zwei Options-Elemente (Approve & Reject) und erstellen eine Nachricht mit den Werten der erkannten Felder
In der Benutzeroberfläche von Power Automate wird nun ein Schalter hinterlegt, welcher die Aktionen bestimmt, die auf eine Interaktion mit einer der beiden Schaltflächen folgen soll
Klickt der Benutzer auf den Genehmigungs-Button wird eine “Approval”-Benachrichtigung an ein Email Konto gesendet. Bei einem Klick auf die Ablehnungs-Schaltfläche soll entsprechend eine “Rejection”-Benachrichtigung gesendet werden
Email Benachrichtigung
Das aufgeführte Beispiel sollte Ihnen einen kleinen Überblick über die umfangreichen Möglichkeiten zur Erstellung von Workflows und Automatisierungsprozesse bieten und Ihnen den Einstieg in dieses großartige Tool etwas erleichtern.
Sprechen Sie uns gerne an für weitere Informationen oder Fragen.
