Rückblick OCR
Die folgende Geschichte beschreibt die verpassten und die möglichen Chancen eines Tages im Leben eines Buchhalters. Ich möchte den großen Wert aufzeigen, den OCR an diesem Tag einnehmen kann. Es gibt fast nichts, was besser zueinander passt. Aber zunächst möchte ich Sie daran erinnern, was Optical Character Recognition eigentlich bedeutet.
Optical character recognition …
beschreibt die Umwandlung und Konvertierung von handschriftlichen oder elektronischen Dokumenten in maschinencodierten Text. Ein OCR-Dokument ist durchsuchbar und jederzeit zugänglich. Es hat die perfekte Form, um in ein organisiertes Dokumentenmanagementsystem zu passen. Wenn Sie Ihre Dokumente umwandeln, können Sie buchstäblich Metadaten, die in Ihrem Dokumentenstapel verstreut sind, in die angenehmsten und nützlichsten Daten verwandeln, die Sie sich vorstellen können.
Der Buchhalter
Er analysiert, kompiliert und wertet den ganzen Tag Daten aus. Von dem Moment an, in dem er seinen Schreibtisch erreicht, prüft er Dokument um Dokument, um den Wert zu maximieren, den er mit den gegebenen Daten schaffen kann.
Zunächst muss der Buchhalter alle Informationen in eine einheitliche Form bringen. Dann kann er auswerten, ob diese Daten nützlich sind. Erst danach kann der Buchhalter entscheiden, ob es Sinn macht, die Daten zu verwenden oder nicht.
All diese Schritte kosten buchstäblich Zeit und damit Geld. Gibt es keine Möglichkeit, diese ganze Vorbereitung zu umgehen? Was wäre, wenn der Buchhalter all diese Daten von vornherein in einer organisierten und strukturierten Form vorfinden würde?
Hier zeigt Optical Character Recognition, was es drauf hat!
Ein Dokumentenmanagementsystem, gefüllt mit OCR-Dokumenten, erfüllt alle Anforderungen, die ein Buchhalter braucht, um so effizient wie möglich zu arbeiten.
Durch die Umwandlung Ihres Dokuments sind alle Daten, die für Sie relevant sein können, von vornherein leicht zugänglich und durchsuchbar. Außerdem werden Sie feststellen, dass Ihre Dokumente auf lange Sicht viel einfacher zu organisieren und zu handhaben sind.
Wenn jedes einzelne Dokument – Rechnung, Forecast Sheet, usw. – das den Weg zum Buchhalter findet, umgewandelt werden könnte, bevor er es überhaupt zu Gesicht bekommt, könnte die Zeit und damit Kosten auf ganzer Linie gespart werden. Dafür könnte sich der Buchhalter – zu jeder Zeit – auf das konzentrieren, was ihm wirklich wichtig ist. Er müsste seine kostbare Zeit nicht damit verbringen, erst einmal Daten zu organisieren und zu sammeln, sondern könnte direkt mit der Analyse beginnen und das volle Potenzial der Daten nutzen.
In unserem nächsten Blog erklären wir diese Beziehung anhand eines Beispiels!
„Der Buchhalter und ein OCR Engine – eine echte Liebesgeschichte!“
Probieren Sie es doch selbst einmal aus und testen Sie den Prototypen unseres neuen OCR Engines hier.
