In dieser kurzen Geschichte wollen wir Arbeitsabläufe im Leben eines Buchhalters aufzeigen, die durch OCR optimiert werden können. Dieses Fallbeispiel baut auf unserem letzten Blogpost auf. Wenn Sie diesen noch nicht gelesen haben, dann gern jetzt!
OCR…
…beschreibt die Umwandlung und Konvertierung von handschriftlichen oder elektronischen Bildern in maschinencodierten Text. Ein OCR-Dokument ist jederzeit durchsuchbar und zugänglich. Wie Sie bereits wissen, lässt sich ein Dokument durch diese Umwandlung perfekt in ein organisiertes Dokumentenmanagement-System einfügen. Lassen Sie uns nun dieses Wissen nutzen, um die Arbeitsabläufe eines Buchhalters zu optimieren.
Typischerweise sorgt der Buchhalter dafür, dass die Aufzeichnungen korrekt sind. Er sorgt auch dafür, dass die z.B. Rechnungen ordnungsgemäß und pünktlich bezahlt werden. Das sind allerdings nur Beispiele.
Um das große Potential eines OCR-Servers zu verdeutlichen, möchte ich folgende Situation näher betrachten.
Tom (Buchhalter) wird gebeten, Übersichten über die Finanzangelegenheiten eines Monats der gesamten Firma zu erstellen.
Nehmen wir an, Tom hat 100 verschiedene Dokumente, die Daten enthalten, die für ein Übersichtsblatt über Finanzströme des Unternehmens relevant sind.
Während eine manuelle Erfassung und Suche relevanter Daten für Tom Stunden in Anspruch nehmen würde, könnte er auf OCR zurückgreifen.
Zunächst müsste Tom alle Dokumente in OCR umwandeln. Das kann bei 100 Dokumenten ein paar Minuten dauern. Er steht nun vor einem virtuellen Stapel von 100 OCR-Dokumenten.
PERFEKT!!
Das bedeutet, dass Tom in diesem Fall mit Hilfe von Schlüsselwörtern und bestimmten Buchstaben- oder Zahlenkombinationen nach wichtigen Daten suchen könnte.
Wenn er zum Beispiel nach IBAN-Nummern sucht, könnte er einfach “IBAN” in das Suchfeld eingeben. Das intelligente Dokumentenmanagement-System wäre dann in der Lage, die Dokumente nach diesem Stichwort zu durchsuchen.
Anstatt nun jedes Dokument zu durchsuchen, um die IBAN-Nummern zu finden, musste Tom ein Wort schreiben und zwei “Mausklicks” tätigen.
Die gefundenen Metadaten können nun extrahiert werden und lassen sich dann perfekt für Toms Übersichtsblatt über Geldströme verwenden. Tom ist glücklich, weil er sich nun wirklich auf die Analyse der Metadaten konzentrieren kann, anstatt sie überhaupt erst zu suchen!
Thank you tom!
Ich bin der Meinung, dass diese Zeitersparnis und Stressentlastung das ist, was jeder Arbeitnehmer und Arbeitgeber in Sachen Prozessoptimierung sucht oder suchen sollte.
Denken Sie nur daran, wie viel glücklicher die Menschen wären. Die Mitarbeiter könnten sich ausschließlich auf das konzentrieren, was sie eigentlich tun sollen! OCR kreiert hiermit eine Lösung, die Arbeit automatisiert und Ihren Mitarbeiter die eigentlichen Aufgaben schneller durchführen lässt.
Ich frage mich, wie viel Begeisterung bei den Mitarbeitern aufkommt, wenn sie eine OCR-Engine wie die unsere verwenden. Um das herauszufinden, testen Sie unseren Prototyp hier:
