Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre ERP-Rechnungsbearbeitung zu rationalisieren? Wenn ja, dann haben Sie Glück! In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen einige der besten Tipps vor, wie Sie den Prozess einfacher und effizienter gestalten können. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sich Zeit und Ärger ersparen. Worauf warten Sie also noch? Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr!
Die Bearbeitung von Rechnungen kann eine zeitraubende und mühsame Aufgabe sein, vor allem, wenn Sie ein älteres System verwenden. Außerdem müssen die Rechnungen manuell in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingegeben werden. Dieser Prozess vergeudet Zeit und Ressourcen, die besser für übergeordnete Aufgaben verwendet werden könnten.
Erhöhtes Fehlerrisiko
Jedes Mal, wenn Sie sich bei der manuellen Dateneingabe auf Menschen verlassen, besteht natürlich das Risiko unbeabsichtigter Fehler. Bei Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen (<20.000 Zahlungen) lag der durchschnittliche Anteil der Transaktionen, die Korrekturen erforderten, laut IOFM-Benchmarks im Jahr 2020 bei 8,6 %. Sei es die Eingabe einer falschen Bestellnummer oder die Zahlung doppelter Rechnungen.
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Ein Unternehmen kann den Zahlungsprozess beschleunigen, indem es die Vorteile der Automatisierung nutzt.
Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, den Prozess zu rationalisieren, finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können:
Wie man eine Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung auswählt
- Verwenden Sie eine spezielle Software zur Rechnungsautomatisierung:
Es gibt viele Softwareprogramme zur Rechnungsautomatisierung auf dem Markt, die den Prozess viel einfacher und schneller machen können. Wenn Sie eines dieser Programme verwenden, können Sie sich eine Menge Zeit und Frustration ersparen. - Automatisieren Sie so viel wie möglich:
Viele ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, die Rechnungsverarbeitung ganz oder teilweise zu automatisieren. Dadurch können Sie viel Zeit sparen und Fehler reduzieren. Zum Beispiel kann die Prüfung doppelter Rechnungen in den meisten ERP-Systemen direkt durchgeführt werden. - Verwenden Sie eine neuere optische Zeichenerkennung, um Papierrechnungen zu erfassen.
Empfangene Papierrechnungen können gescannt und in einem beliebigen Ordner an Doc² gesendet werden. - Traditionelle Rechnungsverarbeitung:
Alte Erfassungssoftware verwendet Regex – Einige verwenden KI, aber Sie können keine Fehler im Modell beheben. - Unterstützt Ihre AP-Automatisierungslösung PO-basierte Rechnungen?
- Benutzerfreundlichkeit:
Eine benutzerfreundliche Software ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung und trägt dazu bei, dass sie von Ihrem Buchhaltungsteam angenommen wird.
Polydocs DOC² erfasst Lieferantenrechnungen mit einer Swarm UI und schließt Kreditoren ein. Extrahierte Informationen können als E-Rechnung z.B. ZUGFeRD exportiert werden.
Automatisierte Rechnungsfreigabe
Sobald die Buchhaltungsabteilung die Rechnungsdaten überprüft hat, leitet das System die Rechnungen zur Freigabe weiter, basierend auf den spezifischen Rechnungsfreigabe-Regeln Ihres Unternehmens. Hier kann auch die Kostenstelle für die Lieferantenrechnung eingegeben werden.
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